Nelle realtà aziendali capita spesso che una stessa casella PEC debba essere utilizzata da più persone.
Un esempio tipico è la casella PEC istituzionale dell’azienda (es. info@pec.azienda.it) a cui accedono sia l’amministrazione che la direzione, oppure la PEC del reparto acquisti consultata da più addetti.

Fino a poco tempo fa, questa esigenza veniva gestita in modo piuttosto “semplice”: gli utenti si scambiavano username e password della casella, accedendo tutti con le stesse credenziali.
Questa pratica, sebbene diffusa, è contraria alle più basilari regole di sicurezza informatica, in quanto espone l’azienda a rischi di accessi non autorizzati e rende impossibile tracciare chi ha effettuato una determinata operazione.

Inoltre, con l’introduzione della “PEC europea” (standard ETSI EN 319 532), diventerà obbligatorio garantire una rigorosa identificazione personale di chi accede a un servizio PEC. Non sarà più sufficiente che un gruppo di persone condivida la stessa password: ogni utente dovrà poter essere identificato in maniera univoca. E poiché l'autenticazione diventerà obbligatoriamente di tipo 2FA, la condivisione di credenziali diventerà di fatt impossibile, perchè presupporrebbe anche la condivisione dello smartphone utilizzato per l'autenticazione 2FA.

Per rispondere a questa esigenza, i servizi PEC XL e PEC Premium includono ora la funzionalità multiutente, che consente di assegnare accessi distinti e sicuri a più collaboratori, senza dover condividere le credenziali principali della casella.

Le caselle di tipo XL includeranno rispettivamente 1 account Multiutente PEC, mentre le Premium ne includeranno 3 che potranno essere utilizzati senza alcun costo aggiuntivo. Inoltre, le sole caselle Premium, potranno acquistare fino a 30 pacchetti di account aggiuntivi (5 utenti a pacchetto).

Come attivare la multiutenza sui nostri servizi PEC

Per configurare un referente aziendale e gestire accessi multipli alla casella PEC, è necessario disporre di una casella PEC XL o PEC Premium, che supportano questa funzionalità.

Ecco i passaggi operativi:

1. Scegliere il servizio corretto
   Acquistare una casella PEC di tipo XL o Premium, poiché solo questi piani permettono di configurare più utenti e definire un referente aziendale (come previsto anche da Agenda Digitale).
   Se disponete di una casella PEC standard, aprite un ticket e richiedetene l'upgrade a XL o Premium.

2. Accedere alla webmail
   Dopo l’acquisto, entrare nella propria webmail ( https://webmail.pec.it ) utilizzando le credenziali personali.

3. Attivare la multiutenza
   Una volta nella Webmail della casella PEC, abilitare l’opzione di multiutenza. Da qui sarà possibile creare accessi distinti per ciascun collaboratore.

4. Configurare il referente aziendale
   Dopo l’attivazione, si potranno assegnare ruoli e permessi ai diversi utenti e designare uno di essi come referente principale della casella PEC.

Grazie a questa nuova funzionalità, le aziende possono finalmente gestire la PEC in modo sicuro, conforme alla normativa europea e organizzato, garantendo al tempo stesso tracciabilità e responsabilità chiare per ogni accesso.

Casi particolari

Di norma, le caselle PEC aziendali sono sempre intestate al legale rappresentante dell'azienda. Vi sono casi in cui possono essere intestate ad una persona differente. In particolare:

• le caselle di tipo mario.rossi@pec.azienda.it è opportuno che vengano intestate alla persona fisica a cui sono riferite; da notarsi che in questo caso (indipendentemente da come vengono intestate) sussistono anche dei problemi di criticità sul profilo della tutela dei dati personali (una casella del tipo mario.rossi@pec.azienda.it è da considerarsi sempre personale, indipendentemente dal soggetto a cui è intestata o da chi ha pagato il servizio; e nel momento in cui il sig, Mario Rossi cessasse la sua collaborazione con l'azienda, nessuno potrebbe accedervi se non con il consenso esplicito del sig. Mario Rossi.
• le caselle riferite ad una carica aziendale specifica ( es. presidente@pec.azienda.it , direttore.vendite@pec.azienda.it , dpo@pec.azienda.it ) possono venir intestate come PEC personali ai titolari pro-tempore della carica (è opportuno che comunque ciò avvenga in maniera formale, con un atto interno all'azienda che specifica che l'assegnazione della casella è temporanea e valida esclusivamente per il tempo durante il quale la persona ricoprirà la carica).

Se è necessario modificare radicalmente i dati di intestazione di una casella PEC, assegnandola ad altra persona, bisogna seguire la seguente procedura:

• aprire un ticket di assistenza, specificando la casella di cui si desidera modificare i dati, allegando il modulo di adesione compilato e sottoscritto dal nuovo titolare
• il modulo di adesione deve essere sottoscritto con firma digitale qualificata in formato PADES oppure, se con firma autografa, deve essere corredato da copia del documento d'identità del firmatario

L'operazione di modifica verrà eseguita nell'arco di uno o due giorni lavorativi; il costo è di € 5,00 + IVA a casella.